Preuves de conformité RGPD
Une preuve n’est utile que si son contexte est retrouvable.
Lyopi permet d’associer les justificatifs aux traitements, aux responsables et aux actions concernés, puis de produire des éléments exploitables pour une revue ou un audit.
Qu’appelle-t-on une preuve de conformité ?
Un élément daté, relié à une obligation, une décision ou une action.
Une politique non datée dans un dossier partagé n’explique pas à elle seule ce qui a été décidé. À l’inverse, un justificatif relié au traitement, au responsable, à la validation et à la date permet de comprendre le chemin suivi.
La preuve sert la démonstration et la revue. Elle ne devient pas automatiquement suffisante ou juridiquement correcte parce qu’elle est déposée dans un outil.
Exemples de preuves à contextualiser
Registre et analyses
Fiches de traitement, AIPD, cartographies, évaluations et décisions associées.
Contrats et fournisseurs
Clauses, engagements, contrôles et éléments liés aux sous-traitants.
Règles et validations
Politiques, procédures, comptes rendus, responsables et validations humaines.
Actions et formation
Plans d’action, corrections, sensibilisations, formations et justificatifs de réalisation.
La méthode de classement
Nommer
Identifier clairement le document et la version.
Relier
L’associer au traitement, à l’usage IA, au risque ou à l’action concerné.
Attribuer
Indiquer le responsable, le validateur et la date utile.
Réviser
Vérifier que la preuve reste actuelle, lisible et accessible.
Ce que Lyopi prouve — et ne prouve pas
Lyopi peut montrer qu’un élément a été associé au dossier et conserver un historique selon les fonctions livrées. Il ne certifie pas que ce document suffit à lui seul, que le traitement est licite ou que l’organisation est conforme.
Questions sur les preuves
Qu’est-ce qu’une preuve de conformité RGPD ?
Il s’agit d’un élément daté et contextualisé permettant de montrer qu’une obligation, une décision ou une action a été traitée : registre, contrat, analyse, compte rendu, validation, justificatif de formation ou mesure mise en œuvre.
Accumuler des documents suffit-il ?
Non. Une preuve utile doit être reliée au bon traitement, à la bonne décision, au bon responsable et à une date. Sa présence ne garantit pas sa suffisance juridique.
Lyopi certifie-t-il les preuves ?
Non. Lyopi permet de joindre ou référencer des justificatifs et de conserver leur contexte. Il ne certifie pas automatiquement leur valeur ou la conformité de l’organisation.
Peut-on partager les preuves avec un partenaire ?
Oui, dans le périmètre des droits accordés. Les espaces clients restent cloisonnés et le partenaire ne doit pas disposer de droits supérieurs à ceux prévus.